Начальник отдела внедрения ЕСЭДД
Т.В. Копнина
В 2001 году распоряжение Правительства РФ № 910-р “О программе социально-экономического
развития Российской федерации на среднесрочную перспективу (2002-2004 гг.)”
и программа Правительства Российской Федерации “Электронная Россия на 2002-2010
гг.” обозначили необходимость использования в работе органов государственной
власти автоматизированных систем управления делопроизводством и наметили план
создания электронного документооборота между федеральными и муниципальными органами
государственной власти.
В Санкт-Петербурге системы автоматизации процессов делопроизводства в органах
государственной власти использовалась с 1991 году (разработчик ГП “Центр компьютерных
разработок), а в середине 1998 года был объявлен тендер на создание Единой системы
электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга,
основанной на современных платформах и технологиях. В 1999 году, несмотря на
финансовый кризис, система вступила в эксплуатацию на 6-ти запланированных пилотных
объектах. Подразделения города не дожидаясь последствий “Проблемы 2000” переходили
в своей работе на новые программные продукты и технологии.
Специалистами государственного предприятия “Центр компьютерных разработок”
(а именно эта организация стала победителем тендера) в короткие сроки была создана
система автоматизации процессов делопроизводства и организации электронного
документооборота для Администрации города. В системе реализованы не только потребности
делопроизводителей в создании больших упорядоченных массивов данных, которые
позволяют учитывать документы, осуществлять быстрый поиск регистрационных карточек,
следить за ходом рассмотрения и исполнения документов, быстро получать различные
статистические и аналитические отчеты, но и созданы предпосылки перехода от
бумажного документооборота к электронному.
В Санкт-Петербурге, пожалуй, впервые в стране была создана и внедрена столь
масштабная автоматизированная система, которая объединила все территориальные
и отраслевые подразделения Администрации города в единое информационное пространство.
К началу 2003 года Единая система электронного документооборота и делопроизводства
Администрации Санкт-Петербурга (далее ЕСЭДД) охватила практически все структурные
подразделения.
При проектировании системы разработчики поставили перед собой задачи и претворили
в жизнь решения, которые позволили не только реализовать текущие потребности
Пользователей, но и создали надежную основу для развития новых технологий и
методик в области автоматизации делопроизводства и организации электронного
делопроизводства:
- внедрение системы не приводит к серьезным
изменениям сложившихся в организации методик по документационному обеспечению
управления,
- система гибко настраивается на особенности
работы с документами в конкретной организации, но не позволяет Пользователям
нарушать установленные нормы правовых документов,
- система масштабируема, т.е. позволяет начать
внедрение с ограниченного числа рабочих мест с последующим безболезненным
подключением новых участников документооборота,
- система предусматривает возможность подключения
к своему информационному пространству объекты, не входящие в единую сеть (территориально
удаленные объекты),
- система обеспечивает быстрый и удобный доступ
к информации, которая накапливается в процессе ее работы (в том числе и удаленный
доступ, если у Пользователей возникает такая потребность),
- система предоставляет возможность быстрого
формирования статистических и аналитических отчетов,
- система обеспечивает разграничение доступа
как к самим электронным документам и информации о них, так и к операциям с
этой информацией,
- система поддерживает работу с документом на
всех этапах его жизненного пути (бумажным и электронным): создание проекта,
согласование, утверждение, рассылка, исполнение, опубликование, хранение и
т.д.,
- система обеспечивает работу и с бумажными
и с электронными документами,
- система обеспечивает аутентичность электронной
и бумажной версий документа,
- система предусматривает возможность обмена
информацией с другими системами автоматизации процессов делопроизводства,
- технология работы с системой такова, что не
приводит к повышенному требованию компьютерной квалификации Пользователей.
Для того чтобы наиболее полно реализовать автоматизацию функций делопроизводства,
обеспечить универсальность и возможность поэтапного внедрения, ЕСЭДД была создана
по принципу блочной структуры, т.е. состоит из самостоятельных, независимых
друг от друга функциональных систем, ориентированных на работу с определенными
документопотоками:
- Служебная корреспонденция;
- Контроль исполнения;
- Письма и обращения граждан;
- Подготовка документов;
- Регистрация документов;
- Учет кадров.
С помощью корпоративных сервисов функциональные системы объединяются в единое
информационное пространство, что позволяет функциональным системам обмениваться
информацией друг с другом, рассылать информацию Пользователям на их рабочие
места, проводить сбор и обработку данных одновременно из разных функциональных
систем, на основе технологии Internet/Intranet предоставлять Пользователям информацию
из Банков данных.
Банки данных также являются составной частью ЕСЭДД и представляют собой не
просто хранилища электронных текстов документов, а технологии автоматизированного
архивирования документов в процессе их создания.
Поскольку Банки данных создавались на основе программных технологий “Кодекс”,
пользователю доступны:
- мощный поисковый сервис в больших массивах
документов,
- богатые возможности представления документов:
(гипертекстовые ссылки, включение в текст документов графики, таблиц, формул
и т.д.),
- возможности интеграции с системами электронного
документооборота, правовыми базами данных, продуктами MS Office.
Наиболее интересными решениями, отличающими ЕСЭДД от других отечественных систем
такого класса, является то, что эта система создавалась не как программный продукт,
а как технология автоматизации делопроизводства и организации электронного документооборота.
В основу этой технологии положены следующие основное принципы:
- вся информация о документах накапливается
в системе в процессе повседневной работы без привлечения дополнительного персонала,
- проекты документов готовятся средствами системы,
хранятся в полнотекстовых базах данных и после утверждения помещаются в эталонный
банк данных электронных документов,
- все участники документооборота, в соответствии
с их компетенцией, могут иметь доступ к информации о документах,
- информация о документах и тексты документов
могут передаваться организациями в электронном виде.
В практике делопроизводства так сложилось, что документы уже повсеместно готовятся
с помощью компьютеров, т.е. сначала появляется электронная версия документа,
которая хранится в каком-то файле, на чьем-то компьютере. Затем создается бумажный
документ, который проходит процедуру согласования, утверждения, регистрации,
размножения, рассылки и т.д. до момента передачи на архивное хранение или уничтожение.
И если на этапе согласования еще встречается практика работы с электронной версией
документа (чаще всего к проекту бумажного документа прилагается дискета), то
на этапе утверждения всегда уже существует традиционный бумажный документ, который
потом различными способами (набивка, сканирование) переводят опять в электронный
вид. Электронный документ помещают либо в файл (в лучшем случае этот файл хранится
на сервере), либо в базу данных (обычно на этапе списания в дело), либо в виде
вложения пересылают по электронной почте. При такой технологии обеспечить аутентичность
бумажной и электронной версии документа можно, а вот гарантировать нельзя, поскольку
присутствует человеческий фактор, который не застрахован от ошибок.
ЕСЭДД использует другую технологию: текст будущего документа уже на этапе создания
сразу помещается в полнотекстовую базу данных. Система позволяет:
- подготовить этот текст по всем правилам, в
соответствии с принятыми стандартами,
- создать и использовать библиотеку бланков,
- создать неограниченное число версий документа,
- прикреплять к тексту документа, хранящемуся
в полнотекстовой базе данных, внешние файлы любого формата,
- быстро найти нужный текст (поддерживается
как атрибутный, так и контекстный поиск),
- установить связь между документом и его приложениями,
которые оформлены в виде самостоятельных документов,
- установить гипертекстовые ссылки,
- установить разграничение доступа к тексту
документа.
После того, как электронный текст переносится на бумажный носитель и становится
документом, система блокирует его электронную версию от каких-либо изменений
и помещает ее в эталонный банк электронных документов.
Таким образом мы имеем полностью аутентичные версии документов – бумажную и
электронную. При наличии электронной цифровой подписи на электронных документах
обе версии становятся равноправными при организации дальнейшего документооборота.
|
Вышестоящий орган власти
|
|
|
Базовые системы делопроизводства
|
|
|
|
|
|
|
………………………..
|
|
|
|
|
Орган власти II уровня
|
|
Орган власти II уровня
|
|
Орган власти II уровня
|
|
|
|
|
|
Базовые системы документооборота
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Орган власти III уровня
|
|
Орган власти III уровня
|
|
Орган власти III уровня
|
|
|
Базовые системы документооборота
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 1
На Рис.1 изображена структура корпоративного документооборота на основе, которой
функционирует ЕСЭДД. Документы и информация о них могут в электронном виде передаваться
между структурными подразделениями Администрации города в любом направлении:
линейно по вертикали и по горизонтали, или “веером”, одновременно в несколько
организаций. “Глубина” организации документооборота – не ограничена. В Администрации
Санкт-Петербурга в электронный документооборот вовлечены подразделения начиная
с Канцелярии Администрации и заканчивая отделами территориальных управлений.
Всего - 180 объектов, в которых около 2,5 тыс. рабочих мест работают с ЕСЭДД
города.
На Рис. 2 приведена схема накопления информации в корпоративном Банке данных
и организации доступа к этой информации удаленных Пользователей.
Банк документов организации
Протоколирование процесса подготовки документов
|
|
“КОДЕКС-СЕРВЕР”
|
|
Доступ к документам по технологии Internet/Intranet
|
|
Нормативные акты России
|
|
|
|
|
|
Нормативные акты регионов
|
|
|
|
|
|
|
|
Внутренние документы
(открытый доступ)
|
|
|
|
|
|
|
|
Внутренние документы (ограниченный
доступ)
|
|
|
|
|
|
|
|
Системы подготовки,
регистрации и хранения документов
|
|
Рабочие места Пользователей
|
Рис. 2
Современная практика организации документооборота, особенно в органах государственной
власти, ориентируется на работу с бумажными документами, поэтому и ЕСЭДД в настоящее
время функционирует в режиме, когда электронный документооборот сопровождает
(дублирует) традиционный бумажный.
Сейчас Комитет по информатизации и связи Администрации Санкт-Петербурга ведет
активную работу по разработке технологии и методики использования электронной
цифровой подписи (ЭЦП), в том числе и в электронном документообороте. Многие
должностные лица уже имеют свои ключи.
ЕСЭДД уже готова к использованию ЭЦП. На первом этапе ЭЦП будет использоваться
при работе с контрольными картами по поручениям Губернатора Санкт-Петербурга
и при рассылке нормативных и оперативно-распорядительных документов. По мере
того, как ЭЦП станет привычным атрибутом повседневной работы с документами,
ЕСЭДД Администрации Санкт-Петербурга превратится в истинно Систему Электронного
Документооборота.